회의비, 강사료 등 관련

안녕하세요, 시험인증기관(비영리기관)에 근무하고 있는 직장인 입니다.저희는 정부과제(R&D사업)를 진행중인 기관으로, 몇가지 여쭤볼께 있어 문의 남깁니다.저희는 정부기관(산업통상자원부, 환경부, 중소기업청 등)과 일반기관에서 진행하는 용역 과제를 진행하고 있습니다.사용하는 내역 중 회의비, 강사료, 전문가활용비 등 개인에게 직접 지급하는 비용이 많은데,교수, 공공기관 관계자, 다른 연구원 등 다양한 방면에 계신분들에게 지급하는 일이 많습니다.참여여부 확인은 1. 개인에게 이메일을 보내 참여 여부를 확인하는 방법, 2. 공문을 보내는 방법, 3. 전화를 통해 참여 여부를 확인하는 방법 등 다양한 방법을 통해 참여 여부를 확인하고 있습니다.기본적으로 회의를 진행한 후 개인의 간단한 신상정보(이름, 주민번호, 주소, 소속기관, 연락처, 계좌번호, 서명 등 : 과제마다 조금씩 다름)를 받아놓습니다.1. 회의비의 경우는 회의록을 작성 2. 전문가활용비는 회의록이 있을 경우도 있고 전문가의 개인 자료를 받을 수도 있고 다양한 경우가 발생3. 강사료는 강의 내용 또는 회의 내용이처럼 비용이 지출될때는 항상 지출결의서와 기본 증빙이 함께 합니다.하지만 비용을 지급하는 곳에 공공기관 근무자들이 있는 관계로 조심스러운 부분이 많아 문의 남깁니다.비용은 두가지 규정을 통해 지급하고 있습니다.1. 주무부처(산업통상자원부, 중소기업청, 환경부 등)에서 제공하는 R&D규정에 맞게 지급.2. 주무부처 규정이 없는 과제는 회사내규를 따름.여기서 문제는 내부 규정이 정확하게 없는 부분(예 : 전문가에게 자료를 받고 회의비를 지급하는 경우) 입니다.→ 저희가 자료를 전달받게되면 첨부자료로 전달받은 자료 표지와 지출결의서를 함께 보관하고 있습니다.이처럼 다양한 경우로 개인에게 비용이 직접 지급되는 경우가 많습니다.지금처럼 진행해도 문제가 되지 않는건지 또다른 증빙자료가 필요한건지 확인 부탁드립니다.감사합니다.