행사장소 대관 계약 관련 서류

안녕하세요.행사장소의 대관과 관련하여 문의사항이 있어 상담을 남깁니다.제가 근무하는 기관은 정부 부처로부터 예산을 받아 운영되는 비영리사단법인입니다.보조금법에 따라 상위보조사업자로 e-나라도움에 예산사용기록을 남기고 운영되고 있습니다.올해 사업 중 3분기에 국민을 대상으로 진행하는 박람회가 예정되어 있으며,박람회 일정에 장소 대관을 확정하기 위하여 계약금(대관비용의 10%)을 지급하려 준비중입니다.총 대관비용은 3,000만원 이내 1건, 1,500만원 이내 1건으로 총 2건입니다.국가계약법 제12조에 따르면 국가와 계약을 체결하려는 자에게 계약보증금을 내도록 하여야 한다는 조항이 있으며, 이에 따라계약이행보증보험, 선급금이행보증보험증권 등을 수령하게 되어있습니다.또한, 1항의 단서에 따라 금액이 5천만원 미만의 경우, 계약보증금의 전부 또는 일부의 면제가 가능한 것으로 알고 있습니다.다만, 일반적인 용역계약의 경우, 선금 등 지급에 따라 계약이행보증보험, 선급금이행보증보험증권 등을 받아야 하지만단서에 따라 금액이 5천만원 미만인 경우에도 위의 서류를 대체할 수 있는 각서를 받아야 하는 것으로 알고 있습니다.이에 대한 각서를 확보하지 않으면 향후 감사에서 지적을 받는 경우도 있는 것으로 알고 있습니다.용역이 아닌 일시적인 대관계약의 경우에도 이러한 서류, 또는 이를 대체할 수 있는 각서(계약보증금 지급 각서 등)를 확보해야 하는지 답변을 부탁드립니다.서류를 확보해야 한다면 장소를 대관하는 곳에 어떤 명분으로 어떤 서류를 요청해야 하는지, 법령, 시행령, 시행규칙 등을 통해 설정되어있는 양식이 존재하는지도 알려 주시면 감사하겠습니다.감사합니다.